2016年02月22日
【営業マン必読】IMAPの設定で効率化、複数デバイス時代のメール術
PCの小型化とインターネット回線速度の向上により
営業マンの働き方が変わってきています。
例えば、見積書や提案書は社内のPCで書き、
タブレットPCを用いお客様先でデモンストレーションを行う、
電車の中ではスマートフォンでメールをチェックするなど、
都合に合わせ複数のデバイスで業務を行っている営業マンは多いと思います。
ところが、複数デバイスにしたことが原因で
情報の処理が煩雑になってしまうことがあります。
特にメールの管理には注意が必要です。
ノートPCでは既読になっていたメールが
スマートフォンだと未読のまま、
タブレットPCで削除したスパムメールが、
ノートPCだと残ったままなど、
それぞれの端末ごとにメールのステータスが
バラバラになってはいないでしょうか。
それは恐らくメールの設定が原因でしょう。
あなたが売れる営業マンになりたいのであれば、すぐに見直すべきです。
メールは営業マンにとって、非常に便利なツールです。
電話と違い、好きなときに送れて、
好きなときに読んでもらえるという利点があります。
また、FAXと違い共有する、電子データとして残す、
検索するといったことが自由自在です。
どれだけSNSやチャットアプリなどが普及していても、
電話に続く重要な通信手段の一つであることはかわりありません。
営業マンがメール業務を効率化すれば
お客様とのコミュニケーションが円滑になり、
信頼関係を築くことができるようになります。
対応に漏れがなくなり
余計なトラブルや不信も未然に防ぐことになるのです。
複数デバイスでメール業務が煩雑になる原因はPOPプロトコルにある
それでは、ノートPC、タブレットPC、スマートフォンと、
デバイスごとにメールのステータスが
バラバラになってしまうのはなぜでしょうか。
それはPOP（Post Office Protocol）というプロトコル(通信方法)にあります。
POPは、メールサーバ上のメールを閲覧するための、
最も一般的なプロトコルです。
現在のバージョンが3ですので、POP3とも呼ばれます。
POPではメールを閲覧する端末が
メールサーバからメールデータをダウンロードしています。
メールは端末側に保存されますので、
メールの削除やフォルダ移動、タグ付けといった情報は
複数のデバイスでは共有されないのです。
つまり、POPではノートPC、タブレットPC、スマートフォン、
それぞれにメールをダウンロードしていたことが原因で
メール管理が煩雑になってしまっているのです。
IMAPプロトコルで集中管理すれば一気に効率化される
ではどうすればよいのかというと
メールの受信方法をすべて、
IMAP(Internet Mail Access Protocol)という
プロトコルに変えるべきです
IMAPはPOPと違い、
メールサーバ上のメールデータにアクセスし
操作するためのプロトコルです。
ノートPC、タブレットPC、スマートフォンは、
すべて同じメールを閲覧し、操作しているので、
メールの削除やフォルダ移動、タグ付けといった情報は
複数端末で共有することができるのです。
IMAPの設定方法はこちらをチェック
IMAPの設定は簡単です。
以下に、主要なメーラーの設定方法をご紹介しますので
ぜひやってみてください。
iPhone
https://www.speever.jp/vzmanual/mail/iphone_imap.html
Android
http://support.eonet.jp/setup/mail/imap/mobile/android42_setup_imap.html
Thunderbird
http://qa.nifty.com/cs/catalog/faq_nqa/qid_14114/1.htm
Windows Live メール
http://qa.nifty.com/cs/catalog/faq_nqa/qid_14113/1.htm?mm_mail
※一部IMAPに対応してないメールサーバもあります。
もし設定がうまくいかない場合は問い合わせてみるとよいでしょう。
まとめ
私は少なくとも毎日300通以上のメールを受信しています。
お客様からのメール、社内のメンバーからのメールはもちろん、
メールマガジンや、スパムメールまで、たくさんのメールをいただいています。
それらのメールを滞りなく処理できるのは
IMAPという通信プロトコルのおかげです。
移動中や打ち合わせの合間に、
タブレットPCやスマートフォンでメールが処理できるように
あらかじめ設定をしているからです。
営業マンはスピードが命です。
レスポンスが早い営業マンはそれだけで武器になります。
お客様から「自分の為に頑張っている」と思ってもらえ
結果として売り上げにつながります。
もちろんお客様に対してだけではありません、
上司からの指示、部下からの確認など、
素早く反応をすることで、組織全体の活性化にもつながります。
この記事を読まれた方はぜひ、IMAPの設定をしてみてください。
あなたの業務は間違いなく効率化されるでしょう。
- by 三浦東平
- at 09:29
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