2017年09月28日
オフィスのペーパーレス化で業務効率アップ！オフィスのペーパーレス化に有効な「楽々WorkflowII クラウドサービス」の活用例
こんにちは。渡辺です。
平成17年4月1日に施工されたe文書法によって、
近年オフィスのペーパーレス化（書類電子化）は
ますます加速しています。
書類電子化のメリットは多く、業務効率化にも大きく貢献します。
今回は、オフィスのペーパーレス化の
メリットデメリットについてご紹介しながら、
書類を電子化し業務効率をアップできる、
「楽々WorkflowII クラウドサービス」の活用例についてお伝えします。
本記事をオフィスの文書管理業務に携わっている方にお読みいただくと、
・オフィスのペーパーレス化のメリットを知り、
業務効率をアップできます。
・オフィスのペーパーレス化のデメリットを軽減しながら、
ペーパーレス化を進められます。
※e文書法/「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」と「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律」の2法を総称した呼称
ペーパーレス化のメリットデメリット
今まで紙で保管していたものを、電子化しペーパーレスにすると、
メリットはたくさんあります。
合わせてデメリットについてもご説明します。
＜メリット＞
■コスト削減
紙の文書を保管するには、保管スペース、
紙そのものや印刷にかかるコスト、
文書検索を行ったり書類を移動・廃棄したりする
人件費を必要とします。
電子化によってコストを大幅に削減できます。
■業務の効率化
文書を電子化すれば、検索しただけで目当ての文書を見つけられ、
大量の文書から必要なものを探し出す手間を省けます。
また、申請書を電子化することによって、
申請書の流れの把握は容易になり、
申請から決済までの流れの停滞を防ぎます。
■紛失・劣化の防止
電子化された書類は画面上で確認できるため、
書類持ち出しによる紛失を防ぎます。
また、紙と違って経年劣化の恐れがないため、
重要な書類もキレイなままずっと残しておけます。
■災害対策
電子化した文書はバックアップや複製が容易なため、
万が一災害が起こったときに備えバックアップを
別の場所に保管しておくと、データの復旧は早くなります。
＜デメリット＞
■導入時のコスト
正しくペーパーレス化を推進するためには、
既存の文書の廃棄方法や、電子化の際のルール等、
社内への詳しい周知を必要とします。
また、電子化された文書に対する
セキュリティ対策のコストもかかります。
■慣習
今まで紙の管理で慣れていたものが電子化すると、
とまどいや、やりにくさのある場合もあります。
申請・決済書類を電子化して業務効率をアップさせる
申請書や決済書類は、オフィスで最も多い書類に挙げられます。
申請書や決済書類を紙で回していると、
処理後に物理的な保管場所を取るだけでなく、
承認の遅れによる業務の滞りにつながる場合もあります。
前述のように、電子化によって申請書の流れの把握は容易になり、
申請から決済までの流れの停滞を防げます。
画面上で電子承認・決済できるシステムを導入すると、
簡単にペーパーレス化＋業務効率をアップできます。
クラウド型の電子承認・決済システムの一つ、
「楽々WorkflowII クラウドサービス」は、承認を行うと
押印したように印影をスタンプでき、承認経路の編集も簡単です。
「楽々WorkflowII クラウドサービス」を使うと、
次のとおり、デメリットを軽減しながらペーパーレス化を進められます。
■運用が容易
セキュリティ対策万全でバックアップされており、
サーバメンテナンスの必要はありません。
■いつでもどこでも使える
（画像出典：楽々WorkflowⅡ）
24時間365日サービスを利用でき、
スマートデバイス等にも対応しているため、
外出先からも承認を行え、ワークフロー承認の滞りを回避できます。
■立ち上げが簡単
データ項目設計、レイアウト編集をマウス操作ででき、
簡単に思い通りの画面を設定できます。
まとめ
いかがでしたか。
本記事をお読みいただき、
オフィスのペーパーレス化のメリット・デメリットや
申請・決済書類の電子化による業務効率化を
おわかりいただけたと思います。
新しくペーパーレス化の仕組みを導入する際には
手間もコストもかかります。
しかし、コスト削減や書類の紛失・劣化防止など、
デメリットを上回るメリットは多くあります。
本記事で紹介した便利なサービスなども活用して
デメリットを軽減しながら、
御社でもペーパーレス化・業務効率アップに
取り組んでみてはいかがでしょうか。
『楽々WorkflowⅡCloud』公式サイトはこちら
http://www.sei-info.co.jp/workflow-cloud/?pr=n2u&wf=170316#tokuchou2
- by 多賀谷真帆
- at 11:46
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